Guide d’utilisation de Mon dossier

​​​​​Mon dossier est une application en ligne sécurisée qui vous permet de consulter des renseignements sur tous vos cas actifs à la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR).

Sur cette page

Processus d’inscription

Qui peut s'inscrire à Mon dossier ?

Tous les conseils membres en règle d'un ordre professionnel (avocats, membres du Conseil de réglementation des consultants en immigration du Canada, parajuristes de l'Ontario et notaires du Québec) peuvent maintenant s'inscrire à Mon dossier. Les conseils peuvent s'inscrire à Mon dossier pour consulter le dossier de leurs clients qui font l'objet d'une procédure à la CISR. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus, consulter la page Web Inscription au portail Mon dossier et communication de documents.

Si vous n'êtes pas un représentant autorisé, vous ne pourrez pas vous inscrire. Il sera ultérieurement possible pour d'autres types de conseils, dont ceux qui ne sont pas rémunérés, de le faire.

Les conseils peuvent maintenant ajouter une personne déléguée à leur compte Mon dossier au moyen d'une invitation à s'inscrire. Les personnes déléguées ne peuvent s'inscrire d'elles-mêmes à Mon dossier. Pour de plus amples renseignements, consulter la section Délégation du présent guide.

Au cours des prochains mois, nous envisagerons d'ajouter de nouvelles fonctionnalités, ainsi que la possibilité pour les appelants et les demandeurs d'asile de s'inscrire au portail.

Avant de vous inscrire

Vous devrez fournir des renseignements personnels au cours du processus d'inscription. Vous devez vous assurer que nous avons vos coordonnées les plus récentes. Si vos coordonnées ont récemment changé, vous devez remplir le formulaire Coordonnées du conseil et le communiquer à la CISR avant de vous inscrire à Mon dossier.

Protection de vos renseignements personnels

Les renseignements personnels que vous fournissez à la CISR sont sécurisés. La CISR attache une importance cruciale à la protection des renseignements personnels et prend toutes les précautions nécessaires pour l'assurer de façon continue, conformément aux exigences prévues par la loi.

La CISR conservera vos adresse courriel et numéro de téléphone cellulaire et en assurera la mise à jour suivant toute demande de votre part.

Pour assurer la protection de vos renseignements personnels et avoir un accès sécurisé aux renseignements et aux services offerts en ligne avec Mon dossier, vous devrez valider votre identité. Pour vous inscrire, communiquer avec la CISR au numéro de téléphone ou à l'adresse courriel fournis à la page Web Inscription au portail Mon dossier et communication de documents.​

​​Ne divulguez à personne vos renseignements personnels.

Code d'accès

Un code d'accès est un code unique que donne la CISR. Il est requis pour confirmer l'identité des clients qui accèdent pour la première fois à Mon dossier et assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels qu'ils fournissent.

Suivant le processus d'inscription, vous devez inscrire votre numéro de téléphone cellulaire sur le formulaire d'inscription du conseil que la CISR vous envoie en début de processus. Vous recevrez le code d'accès au numéro que vous avez fourni, et le code expirera après 24 heures.

Vous n'utiliserez le code d'accès qu'une seule fois pour terminer le processus d'inscription à Mon dossier. Une fois utilisé, le code ne sera plus valide. Ne divulguez à personne le code d'accès ou vos renseignements personnels.

Inscrivez-vous une seule fois

Vous n'avez à vous inscrire qu'une seule fois à Mon dossier. Une fois inscrit, vous n'avez pas à vous inscrire à nouveau lorsque vous présentez ou traitez un nouveau dossier à la CISR, ou prenez part à son traitement. Pour tout problème technique avec la CléGC ou un Partenaire de connexion, consulter la section Problèmes techniques du présent guide.

Utilisation des services de connexion

Vous pourrez accéder à Mon dossier avec un Partenaire de connexion ou une CléGC. Consulter la page Web Inscription à l'aide de services d'accès pour obtenir de plus amples renseignements sur ces deux services de connexion.

Une fois que vous êtes inscrit, veiller à toujours vous connecter à Mon dossier sur la page d'accueil de l'application Mon dossier; d'autres sites Web du gouvernement disposent de pages de connexion, Partenaire de connexion et CléGC, semblables à celles de la CISR.

Accès à l'application avec un Partenaire de connexion

La connexion avec un Partenaire de connexion permet aux clients d'accéder à Mon dossier en utilisant leurs données d'accès à une institution financière participante (par exemple un numéro de carte et un mot de passe). Consulter Qui sont les partenaires de connexion ? pour connaître les institutions financières participantes.

Accès à l'application avec la CléGC

La CléGC est une solution unique permettant aux clients d'accéder en toute sécurité aux programmes et aux services du gouvernement qui sont offerts en ligne. Les clients qui ne peuvent ou qui choisissent de ne pas accéder à Mon dossier avec leurs données d'accès à leur institution financière peuvent se connecter avec leur CléGC. Consulter Qu'est-ce qu'une CléGC ? pour de plus amples renseignements.

Avis par courriel

Attention aux tentatives d’hameçonnage ! Les courriels d’avis de la CISR ne contiennent aucun lien à cliquer ni pièce jointe. Tous les avis par courriel en provenance de Mon dossier viennent d’expéditeurs auxquels il est impossible de répondre et dont les messages affichent un objet et un contenu standards et bilingues.

Lorsque vous serez inscrit à Mon dossier, vous recevrez un courriel de confirmation dans les situations suivantes :

  • la CISR reçoit un formulaire ou un document de votre part;
  • vous apportez une modification au contenu de Mon profil;
  • les informations relatives à votre compte sont modifiées;
  • la CISR vous envoie un document.

Si vous êtes un conseil, vous recevrez également un avis par courriel lorsque :

  • le temps est venu de renouveler une délégation.

Si vous êtes une personne déléguée, vous recevrez également un avis par courriel lorsque :

  • le conseil choisit de vous déléguer la gestion de sa boîte de réception;
  • le conseil renouvelle votre délégation.

Pour des renseignements supplémentaires, consulter la section Délégation du présent guide.​

Problèmes techniques

Le service de dépannage de Mon dossier, dont le numéro de téléphone est le 1 833 777 2433, est réservé aux questions techniques concernant l’application Mon dossier. Si votre appel n’est pas d’ordre technique, il ne sera pas traité.​

Problèmes de connexion

Si vous avez perdu le mot de passe de votre CléGC, consulter Que faire si j'éprouve des difficultés techniques avec la CléGC ? pour connaître la façon de le récupérer.

Si vous avez perdu l'identifiant de votre Partenaire de connexion, communiquer avec votre institution financière.

Si vous souhaitez utiliser une autre CléGC ou un autre Partenaire de connexion, appeler le service de dépannage de Mon dossier et demander la réinitialisation de votre compte.

Si l'accès à Mon dossier est bloqué, inscrire le code de verrouillage et appeler le service de dépannage de Mon dossier.

Problème de consultation des documents

Si, après avoir téléchargé un document transmis par l'entremise de Mon dossier, vous n'êtes pas en mesure de le lire ou s'il s'ouvre comme une page Web contenant du texte chiffré, veuillez suivre les instructions ci-après :

  1. Repérer le fichier dans votre ordinateur (il est peut-être dans votre dossier Téléchargements, à moins que vous ayez précisé un autre emplacement).
  2. Cliquer à droite sur le fichier, puis l'ouvrir dans un logiciel de lecture de fichier PDF.
  3. Il est également possible de renommer le fichier : si le nom du fichier ressemble à « nomdufichier.pdf.html », supprimer le suffixe de fichier « html », puis appuyer sur la touche Entrée pour confirmer le changement.
  4. Essayer d'ouvrir le fichier de nouveau. Il devrait s'ouvrir dans l'application PDF par défaut.

Problèmes concernant le dossier d'un cas

Les cas ne s'afficheront plus dans Mon dossier 45 jours après la date de la décision définitive.

Il se peut également que des cas ne s'affichent pas en raison d'une erreur de saisie de données dans notre système de gestion des cas. Appeler le service de dépannage de Mon dossier dans les situations suivantes :

  • Des cas actifs ne s'affichent pas dans Mon dossier.
  • Les renseignements sur les cas actifs à la CISR sont inexacts.
  • Votre client a reçu un document de la CISR que vous auriez également dû recevoir.

Changement de coordonnées

Vous devez informer sans tarder la CISR de tout changement de coordonnées. Pour mettre à jour vos coordonnées ou corriger des erreurs :

  • Se connecter à Mon dossier.
  • Accéder aux données dans Mon profil.
  • Mettre les coordonnées à jour.
  • Cliquer sur le bouton Soumettre pour communiquer le changement.

Prévoir un délai de 48 heures pour le traitement du changement. Après ce délai, vérifier les données enregistrées dans Mon profil.

Communication de documents

Pour de plus amples renseignements sur la communication de documents par voie électronique, consulter les pages Web de la CISR Avis de pratique — Transmission électronique de documents à l'aide de Mon dossier​ et Inscription au portail Mon dossier et communication de documents.

Communication de formulaires en ligne

Vous pouvez remplir et communiquer les formulaires suivants directement dans Mon dossier :

  • Coordonnées du conseil
  • Avis de communication des coordonnées du client

Communication de documents

Pour envoyer un document, aller dans Mes dossiers, sélectionner le cas concerné dans la liste, puis cliquer sur Communiquer un document.

Vous recevrez le numéro de confirmation de l'envoi sous forme d'avis par courriel. Il n'est pas nécessaire d'envoyer une copie papier par la poste une fois que vous avez communiqué le document par voie électronique. Vous devrez peut-être présenter le document original à une date ultérieure ou à l'audience.

Pour consulter l'entrée relative au document que vous avez envoyé, dans Mes dossiers, sélectionner le cas concerné dans la liste, puis cliquer sur Historique des communications. L'historique affiche les entrées, mais pas le document. Nous vous invitons à sauvegarder dans votre ordinateur personnel tous les documents envoyés.

Réception de documents

Un avis par courriel sera envoyé à l'adresse courriel qui figure dans Mon profil. Accéder à Mon dossier, puis à Boîte de réception pour lire la nouvelle communication. Vous pouvez également lire la communication dans Mes dossiers, en sélectionnant le cas concerné dans la liste, puis en cliquant sur Boîte de réception.

Vous pouvez supprimer de votre boîte de réception générale les communications dont vous n'avez plus besoin. Elles seront toujours accessibles dans la boîte de réception du cas.

Délégation

Les conseils peuvent maintenant ajouter une personne déléguée à leur compte Mon dossier.

À l'intention du conseil

Délégation de l'accès aux dossiers et de la communication de documents

Vous pouvez ajouter jusqu'à quatre personnes déléguées à la fois. Pour ce faire, accéder à votre profil, puis cliquer sur Ajouter un ou une délégué(e). Entrer les renseignements nécessaires, puis accepter les conditions. Les personnes que vous avez déléguées recevront par courriel une invitation à s'inscrire à Mon dossier.

Responsabilités à l'égard des personnes déléguées

Vous êtes seul responsable des personnes que vous avez déléguées. Pour des raisons de sécurité, tous les deux mois, vous devez renouveler chaque délégation, sinon celle-ci expirera. Vous recevrez un avis par courriel au moment du renouvellement d'une délégation. Si vous souhaitez maintenir la délégation, accéder à Mon dossier, puis à Mon profil, et, dans la section Délégués, cliquer sur le bouton Renouveler à la droite du nom de la personne déléguée. Celle-ci recevra un courriel une fois que vous aurez renouvelé la délégation. Puisque la personne est déjà inscrite, elle n'aura pas à s'inscrire de nouveau.

Lorsque la personne déléguée ne travaille plus pour vous ou ne s'occupe plus de la gestion de vos cas, vous devez mettre fin à la délégation. Pour supprimer une délégation, accéder à Mon dossier, puis à Mon profil, et, dans la section Délégués, cliquer sur le bouton Supprimer à la droite du nom de la personne déléguée.

Supervision d'une personne déléguée

Vous serez en mesure de voir qu'une personne déléguée a lu les messages dans la boîte de réception ou envoyé de la correspondance à la CISR pour l'un ou l'autre de vos cas. De plus, la personne déléguée et vous recevrez des avis par courriel signifiant la réception de correspondance relativement aux cas dont vous avez la charge.

Renouvellement d'une délégation expirée

Si, dans les 10 jours suivant la réception du courriel de rappel, vous ne renouvelez pas une délégation, la personne déléguée verra son accès à Mon dossier bloqué. Consulter la section Responsabilités à l'égard des personnes déléguées du présent guide.

Dix jours après l'expiration de la délégation, le nom de la personne déléguée ne s'affichera plus dans votre compte. Afin de renouveler la délégation, vous devrez inviter à nouveau la personne déléguée.

Gestion de la boîte de réception

En tant que principal détenteur de la boîte de réception, vous êtes responsable de supprimer les éléments qui s'y trouvent. Lorsque vous supprimez un élément dans votre boîte de réception, l'élément correspondant ne s'affiche plus dans la boîte de réception de la personne déléguée. Il est à noter que l'élément correspondant s'affiche toujours dans la boîte de réception du cas.

À l'intention des personnes déléguées

Inscription

Le conseil entrera votre adresse courriel ainsi que d'autres renseignements dans Mon profil et enverra une invitation. Vous recevrez des instructions sous la forme d'un avis par courriel. Suivre les instructions et répondre aux questions; celles-ci concernent des renseignements secrets qui vous ont été communiqués. Une fois le processus terminé, vous aurez accès aux cas dont a la charge votre conseil. Une délégation expire au terme de 60 jours. Le conseil peut renouveler la délégation ou y mettre fin en tout temps.

Gestion de la charge de travail

Vous pouvez envoyer des documents au nom du conseil dont vous êtes la personne déléguée. Seule la personne qui envoie le document recevra par courriel une confirmation de réception. Lorsque la CISR envoie un document à la personne déléguée ou au conseil, l'un et l'autre reçoivent un avis par courriel.

Gestion de la boîte de réception du conseil

En tant que personne déléguée, vous ne pouvez pas supprimer les éléments de la boîte de réception du conseil. La boîte de réception n'est pas commune; vous avez plutôt un accès restreint à la boîte de réception du conseil. Le conseil sera en mesure de voir que vous avez envoyé de la correspondance en son nom ou lu les messages dans la boîte de réception.

Personne déléguée pour plus d'un conseil

Vous pouvez voir le nom du conseil qui vous a nommé personne déléguée dans le ruban supérieur de la page d'accueil. Si vous êtes la personne déléguée d'au moins deux conseils, vous pouvez voir le nom de chaque conseil avec le bouton Choisir un autre conseil dans le ruban supérieur de la page d'accueil, ou encore sélectionner Mes conseils dans le volet de navigation de gauche pour sélectionner le conseil dont vous souhaitez consulter les cas.

Délégation expirée

Le conseil recevra un courriel de rappel l'invitant à renouveler ou à supprimer une délégation. Vous recevrez un courriel dès que votre délégation sera renouvelée. Vous pourrez accéder à Mon dossier comme d'habitude.

Si la délégation est expirée depuis plus de 10 jours, le conseil devra vous inviter à nouveau. Vous recevrez une nouvelle invitation par courriel avec des instructions. Vous pourrez accéder à Mon dossier avec vos identifiant et authentifiant habituels.​