Guide d’utilisation de Mon dossier

​Mon dossier est une application en ligne sécurisée qui vous permet de consulter des renseignements sur tous vos cas actifs à la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR).

Sur cette page

• Processus d’inscription
• Problèmes techniques
• Changement de coordonnées
• Communication de documents
• Délégation
• Demande de fichier audio de l’enregistrement d’une procédure

Processus d’inscription

Qui peut s’inscrire à Mon dossier ?

Tous les conseils membres en règle d’un ordre professionnel (avocats, membres du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté, parajuristes de l’Ontario et notaires du Québec) peuvent s’inscrire à Mon dossier. Ils peuvent ainsi consulter le dossier de leurs clients qui font l’objet d’une procédure à la CISR. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus, consulter la page Web Inscription au portail Mon dossier et communication de documents.

Si vous n’êtes pas un représentant autorisé, vous ne pourrez pas vous inscrire. Il sera ultérieurement possible pour d’autres types de conseils, dont ceux qui ne sont pas rémunérés, de le faire.

Seuls les conseils peuvent inscrire une personne déléguée à Mon dossier pour les ajouter à leur compte. Les personnes déléguées ne peuvent s’inscrire d’elles-mêmes à Mon dossier. Pour de plus amples renseignements, consulter la section Délégation du présent guide.

Au cours des prochains mois, nous envisagerons l’ajout de nouvelles fonctionnalités, comme la possibilité pour les appellants et les demandeurs d’asile de s’inscrire au portail.

Avant de vous inscrire

Vous devrez fournir des renseignements personnels au cours du processus d’inscription. Vous devez vous assurer que nous avons vos coordonnées les plus récentes. Si vos coordonnées ont récemment changé, vous devez remplir le formulaire Coordonnées du conseil et le communiquer à la CISR avant de vous inscrire à Mon dossier.

Protection des renseignements personnels

Les renseignements personnels que vous fournissez à la CISR sont sécurisés. La CISR attache une importance cruciale à la protection des renseignements personnels et prend toutes les précautions nécessaires pour l’assurer de façon continue, conformément aux exigences prévues par la loi.

La CISR conservera vos adresse courriel et numéro de téléphone cellulaire et en assurera la mise à jour suivant toute demande de votre part.

Pour assurer la protection de vos renseignements personnels et avoir un accès sécurisé aux renseignements et aux services en ligne de Mon dossier, vous devrez valider votre identité. Pour vous inscrire, communiquer avec la CISR au numéro de téléphone ou à l’adresse courriel fournis à la page Web Inscription au portail Mon dossier et communication de documents.

Code d’accès

Un code d’accès est un code unique que donne la CISR. Il est requis pour confirmer l’identité des personnes qui accèdent pour la première fois à Mon dossier et assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels qu’ils fournissent.

Suivant le processus d’inscription, vous devez inscrire votre numéro de téléphone cellulaire sur le formulaire d’inscription du conseil que la CISR vous envoie en début de processus. Vous recevrez le code d’accès au numéro de téléphone que vous avez fourni, et le code expirera après 24 heures.

Vous n’utiliserez le code d’accès qu’une seule fois pour achever le processus d’inscription à Mon dossier. Une fois utilisé, le code ne sera plus valide. Ne divulguez à personne le code d’accès ou vos renseignements personnels.

Inscrivez-vous une seule fois

Vous n’avez à vous inscrire qu’une seule fois à Mon dossier. Une fois inscrit, vous n’avez pas à vous inscrire à nouveau lorsque vous présentez ou traitez un nouveau dossier à la CISR, ou prenez part à son traitement. Pour tout problème technique avec la CléGC ou un Partenaire de connexion, consulter la section Problèmes techniques du présent guide.

Utilisation des services d’accès

Vous pourrez accéder à Mon dossier par l’intermédiaire d’un Partenaire de connexion ou en utilisant une CléGC. Consulter la page Web Inscription à l'aide de services d'accès pour obtenir de plus amples renseignements sur ces deux services.

Une fois que vous êtes inscrit, veiller à toujours vous connecter à Mon dossier sur la page d’accueil de l’application Mon dossier; d’autres sites Web du gouvernement disposent d’une page d’accès, Partenaire de connexion et CléGC, semblable à celle de la CISR.

Accès à l’application par l’intermédiaire d’un Partenaire de connexion

La connexion par l’intermédiaire d’un Partenaire de connexion permet aux clients d’accéder à Mon dossier en utilisant leurs données d’accès à une institution financière participante (par exemple un numéro de carte et un mot de passe). Consulter Qui sont les partenaires de connexion ? pour connaître les institutions financières participantes.

Accès à l’application avec la CléGC

La CléGC est une solution unique permettant aux clients d'accéder en toute sécurité aux programmes et aux services du gouvernement qui sont offerts en ligne. Les clients qui ne peuvent pas accéder à Mon dossier par l’intermédiaire de leur institution financière, ou qui choisissent de ne pas le faire, peuvent se connecter avec leur CléGC. Consulter Qu'est-ce qu'une CléGC ? pour de plus amples renseignements.

Avis par courriel​

Une fois que vous serez inscrit à Mon dossier, vous ne recevrez un courriel de confirmation que dans les situations suivantes :

• la CISR reçoit un formulaire ou un document de votre part;
• vous apportez une modification au contenu de Mon profil;
• les informations relatives à votre compte sont modifiées;
• la CISR vous envoie un document.

Si vous êtes un conseil, vous recevrez également un avis par courriel lorsque :

• le temps sera venu de renouveler une délégation.

Si vous êtes une personne déléguée, vous recevrez également un avis par courriel
lorsque :

• le conseil choisira de vous déléguer la gestion de sa boîte de réception;
• le conseil renouvellera votre délégation;
• le conseil retirera votre délégation.

Pour des renseignements supplémentaires, consulter la section Délégation du présent guide.

Problèmes techniques

Problèmes de navigation

Pour un fonctionnement optimal, nous recommandons d’accéder au portail Mon dossier avec Chrome, de Google, ou Edge, de Microsoft, sous la dernière version de Windows, de Microsoft.

L’accès au portail Mon dossier au moyen d’autres navigateurs ou systèmes d’exploitation peut occasionner les problèmes suivants :

Système d’exploitation Mac, d’Apple

• Au moment de quitter une page du portail, aucune fenêtre contextuelle ne s’affichera pour vous aviser que les modifications que vous avez apportées n’ont pas été sauvegardées.
• La page du portail devra être actualisée après le téléchargement d’un document de la boîte de réception.

Navigateur Safari sous Windows

Il ne sera pas possible d’accéder au portail Mon dossier.

Autres navigateurs et systèmes d’exploitation

La date pourrait s’afficher suivant le format mm/jj/aaaa au lieu d’afficher le format standard aaaa-mm-jj.

Problèmes d’accès

Si vous avez oublié le mot de passe de votre CléGC, consultez Que faire si j’éprouve des difficultés techniques avec la CléGC ? pour connaître la façon de le récupérer.

Si vous entrez un mot de passe erroné à trop de reprises, votre CléGC sera bloquée, et vous devrez attendre 24 heures avant de tenter à nouveau d’accéder au portail.

Si votre CléGC a été révoquée, consultez Où puis-je trouver plus d'information concernant la CléGC ? pour obtenir de l’information. Vous devrez obtenir une nouvelle CléGC pour qu’un nouveau compte soit créé. Lorsque ce sera fait, consultez la section Réinitialisation d’un compte Mon dossier pour procéder à l’étape finale.

Si vous avez oublié l’identifiant de votre Partenaire de connexion, communiquez avec votre institution financière.

Si l’accès à Mon dossier est bloqué au cours du processus d’enregistrement, prenez en note le code de verrouillage et appelez le service de dépannage de Mon dossier.

Réinitialisation d’un compte Mon dossier

Si vous souhaitez utiliser une autre CléGC ou un autre Partenaire de connexion, appelez le service de dépannage de Mon dossier et demandez la réinitialisation de votre compte.

Problème de consultation des documents

Si, après avoir téléchargé un document transmis par l’entremise de Mon dossier, vous n’êtes pas en mesure de le lire ou s’il s’ouvre comme une page Web contenant du texte chiffré, veuillez suivre les instructions ci-après :

1. Repérer le fichier dans votre ordinateur (il est peut-être dans le dossier Téléchargements, à moins que vous ayez précisé un autre emplacement).
2. Cliquer à droite sur le fichier, puis l’ouvrir dans un logiciel de lecture de fichier PDF.
3. Il est également possible de renommer le fichier : si le nom du fichier ressemble à « nomdufichier.pdf.html », supprimer le suffixe de fichier « .html », puis appuyer sur la touche Entrée pour confirmer le changement.
4. Essayer d’ouvrir le fichier de nouveau. Il devrait s’ouvrir dans le lecteur PDF par défaut.

Problèmes concernant le dossier d’un cas

Les cas ne s’afficheront plus dans Mon dossier 45 jours après la date de la décision définitive.

Il se peut également que des cas ne s’affichent pas en raison d’une erreur de saisie de données dans le système de gestion des cas. Appeler le service de dépannage de Mon dossier dans les situations suivantes :

• Des cas actifs ne s’affichent pas dans Mon dossier.
• Les renseignements sur les cas actifs à la CISR sont inexacts.
• Votre client a reçu un document de la CISR que vous auriez également dû recevoir.

Changement de coordonnées

Vous devez informer sans tarder la CISR de tout changement de coordonnées. Pour mettre à jour vos coordonnées ou corriger des erreurs :

• Se connecter à Mon dossier.
• Accéder à Mon profil, puis sélectionner Mise à jour des coordonnées.
• Sélectionner les coordonnées que vous souhaitez mettre à jour ou ajouter.
• Effectuer la mise à jour ou l’ajout.
• Cliquer sur le bouton Envoyer pour communiquer les changements apportés.

Prévoir un délai de 48 heures pour le traitement du changement. Après ce délai, vérifier les données enregistrées dans Mon profil.

Communication de documents

Pour de plus amples renseignements sur la communication de documents par voie électronique, consulter les pages Web de la CISR Avis de pratique — Transmission électronique de documents à l’aide de Mon dossier et Inscription au portail Mon dossier et communication de documents.

Communication de formulaires en ligne

Vous pouvez remplir et communiquer les formulaires suivants directement dans Mon dossier :

• Coordonnées du conseil
• Avis de communication des coordonnées du client
• Avis de nouveau client, propre au portail Mon dossier et servant à aviser la CISR que vous représentez un nouveau client

Communication de documents

Vous pouvez communiquer un document de deux façons. Dans Mes dossiers, vous pouvez soit cliquer sur l’icône de la colonne Mesure à prendre, puis sélectionner Communiquer des documents, soit accéder à la fenêtre Vue d’ensemble en cliquant sur le n^o de dossier, dans la colonne correspondante, puis cliquer sur le bouton Communiquer des documents.

Vous recevrez le numéro de confirmation de l’envoi sous forme d’avis par courriel. Il n’est pas nécessaire d’envoyer une copie papier par la poste une fois que vous avez communiqué le document par voie électronique. Vous devrez peut-être présenter le document original à une date ultérieure ou à l’audience.

Pour consulter les détails des communications, dans Mes dossiers, sélectionner le cas concerné dans la liste, puis accéder à la section Historique des communications. L’historique affiche certains renseignements, mais ne donne pas accès au document. Nous vous invitons à sauvegarder dans votre ordinateur personnel tous les documents envoyés.

Réception de documents

Un avis par courriel sera envoyé à l’adresse courriel qui figure dans votre profil. Accéder à Mon dossier, puis, à la section Notifications, cliquer sur l’icône de la colonne Mesure à prendre, puis sélectionner Télécharger afin d’afficher la communication reçue. Pour lire la communication dans Mes dossiers, sélectionner le cas concerné dans la liste, puis cliquer sur Boîte de réception.

Dans la section Notifications, vous pouvez supprimer les entrées dont vous n’avez plus besoin. Vous pourrez consulter les communications dans la boîte de réception du cas tant que le cas sera actif et que vous serez chargé du dossier.

Délégation

Les conseils peuvent ajouter une personne déléguée à leur compte Mon dossier.

À l’intention du conseil

Délégation de l’accès aux dossiers et de la communication de documents

Vous pouvez ajouter jusqu’à quatre personnes. Pour ce faire, accéder à Mon profil, cliquer sur Personnes déléguées, puis sur Ajouter un ou une déléguée. Entrer les renseignements nécessaires, puis accepter les conditions. Les personnes que vous avez déléguées recevront par courriel une invitation à s’inscrire à Mon dossier.

Responsabilités à l’égard des personnes déléguées

Vous êtes seul responsable des personnes que vous avez déléguées. Pour des raisons de sécurité, tous les deux mois, vous devez renouveler chacune des délégations, sinon elles expireront. Vous recevrez un avis par courriel lorsque viendra le temps de renouveler une délégation. Si vous souhaitez renouveler la délégation, accédez à Mon dossier, puis allez dans Mon profil. Vis-à-vis le nom de la personne déléguée, dans la colonne Mesure à prendre, cliquez sur l’icône, puis sélectionnez Renouveler la délégation. Un courriel sera transmis à la personne déléguée dès que vous aurez renouvelé la délégation. Puisque la personne est déjà inscrite, elle n’aura pas à s’inscrire de nouveau.

Lorsque la personne déléguée ne travaille plus pour vous ou ne s’occupe plus de la gestion de vos cas, vous devez retirer la délégation. Pour retirer une délégation, accéder à Mon dossier, puis aller dans Mon profil. Vis-à-vis le nom de la personne déléguée, dans la colonne Mesure à prendre, cliquer sur l’icône, puis sélectionner Retirer la délégation.

Supervision d’une personne déléguée

Vous serez en mesure de voir qu’une personne déléguée a lu les messages reçus ou envoyé une communication à la CISR pour l’un ou l’autre de vos cas. De plus, la personne déléguée et vous recevrez des avis par courriel signifiant la réception de correspondance relativement aux cas dont vous avez la charge.

Renouvellement d’une délégation expirée

Si, dans les 10 jours suivant la réception du courriel de rappel, vous ne renouvelez pas la délégation d’une personne, celle-ci verra son accès à Mon dossier bloqué. Consulter la section Responsabilités à l'égard des personnes déléguées du présent guide. Comme le nom de la personne déléguée ne s’affichera plus dans votre compte, vous ne pourrez plus renouveler la délégation correspondante. Vous devrez donc inviter à nouveau la personne.

Gestion des notifications

En tant que principal détenteur de la boîte de réception, vous êtes responsable d’en supprimer les entrées. Lorsque vous supprimez une entrée dans la section Notifications, l’entrée correspondante ne s’affiche plus dans la section Notifications de la personne déléguée. Il est à noter qu’il est toujours possible de consulter la communication correspondante dans la boîte de réception du cas.

À l’intention des personnes déléguées

Inscription

Le conseil entrera votre adresse courriel ainsi que d’autres renseignements dans Mon profil et enverra une invitation. Vous recevrez des instructions sous la forme d’un avis par courriel. Suivre les instructions et répondre aux questions; celles-ci concernent des renseignements secrets qui vous ont été communiqués. Une fois le processus achevé, vous aurez accès aux cas dont a la charge votre conseil. Une délégation expire au terme de 60 jours. Le conseil peut renouveler la délégation ou la retirer en tout temps.

Gestion de la charge de travail

Vous pouvez communiquer des documents au nom du conseil dont vous êtes la personne déléguée. Seule la personne qui envoie le document recevra par courriel une confirmation de réception. Lorsque la CISR envoie un document à la personne déléguée ou au conseil, l’un et l’autre reçoivent un avis par courriel.

Gestion de la section Notifications du conseil

En tant que personne déléguée, vous ne pouvez pas supprimer les entrées de la section Notifications. L’accès à la section Notifications n’est pas partagé. Vous avez plutôt un accès restreint à la section Notifications du conseil. Dans la section Notifications de son compte, le conseil sera en mesure de voir que vous avez lu les messages reçus. Dans la section Historique des communications de son compte, il sera en mesure de voir que vous avez communiqué des documents en son nom.

Personne déléguée pour plus d’un conseil

Dans le ruban supérieur de la page d’accueil, vous pouvez voir le nom du conseil pour qui vous agissez à titre de personne déléguée. Si vous agissez à titre de personne déléguée pour plus d’un conseil, vous pouvez alterner entre les conseils en cliquant sur Sélectionnez un conseil, dans le ruban supérieur de la page d’accueil, ou encore aller à Mes conseils, dans le volet de navigation de gauche, pour sélectionner le conseil dont vous souhaitez consulter les cas.

Délégation expirée

Le conseil recevra un courriel de rappel l’invitant à renouveler ou à retirer une délégation. Vous recevrez un courriel dès que votre délégation sera renouvelée. Vous pourrez accéder à Mon dossier comme d’habitude.

Si la délégation est expirée depuis plus de 10 jours, le conseil devra vous inviter à nouveau. Vous recevrez une nouvelle invitation par courriel avec des instructions. Vous pourrez accéder à Mon dossier avec vos identifiant et authentifiant habituels.​

Demande de fichier audio de l’enregistrement d’une procédure

Pour obtenir le fichier audio (MP3) de l’enregistrement d’une procédure, sélectionner un dossier, puis, au bas de la page, cliquer sur Demande de fichier audio d’un enregistrement pour afficher la liste des procédures.

Vous recevrez un avis par courriel précisant le numéro de confirmation de la réception de votre demande. Prévoyez un délai de quatre jours pour le traitement de votre demande. Vous recevrez un avis par courriel lorsque le fichier audio sera prêt à télécharger. Si la procédure n’a pas été enregistrée, vous en serez informé dans l’avis. Si le fichier audio de l’enregistrement est trop gros pour être téléversé dans Mon dossier, il sera précisé dans l’avis qu’un CD vous sera envoyé par la poste.

Vous trouverez le fichier audio demandé à la section Notifications de Mon dossier. Vous pouvez écouter le fichier audio avec l’application Windows Media Player.